Dịch Vụ Sao Y Bản Chính

Dịch vụ sao y bản chính (hay dịch vụ chứng thực bản sao từ bản chính) là dịch vụ mà nhiều người dân và doanh nghiệp quan tâm. Vậy sao y bản chính là gì? Cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch và các thủ tục, quy trình ra sao? Cùng Transmaster tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Sao y bản chính là gì?

Sao y bản chính (chứng thực bản sao từ bản chính) là việc cơ quan và tổ chức có thẩm quyền dựa theo văn bản, giấy tờ gốc để chứng thực bản sao đúng với bản chính.

Khái niệm này được nhắc đến ở Khoản 2, Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

 Sao y bản chính còn được gọi là chứng thực bản sao từ bản chính

2. Giấy tờ nào được sao y bản chính?

Không phải loại giấy tờ và văn bản nào cũng cần dịch vụ chứng thực bản sao từ bản chính. Các giấy tờ và văn bản dưới đây mới được làm cơ sở để sao y bản chính:

• Bản chính là giấy tờ, văn bản được cấp bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
• Bản chính là giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Các giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để sao y bản chính gồm:

+ Bản chính đã bị sửa chữa, tẩy xóa, thêm/bớt nội dung không hợp lệ

+ Bản chính bị cũ nát, hư hỏng, không thể xác định được nội dung

+ Bản chính ghi rõ không được sao chụp (được đóng dấu/hoặc không đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền)

+ Bản chính là các giấy tờ, văn bản có nội dung trái quy định pháp luật và đạo đức xã hội.

+ Bản chính là các giấy tờ, văn bản được cấp bởi cơ quan và tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

+ Giấy tờ, văn bản tự lập bởi một cá nhân nào đó nhưng được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận và đóng dấu.

Bản sao y đã được chứng thực

3. Thực hiện sao y bản chính ở đâu?

Có 3 cơ quan có thẩm quyền trong việc chứng thực bản sao sau khi “sao y bản chính” là:

(1) UBND phường/xã

(2) UBND quận/huyện 

(3) Văn phòng Công chứng.

Trên thực tế, nhu cầu sao y bản chính rất đa dạng. Các tài liệu sao y có thể là tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài. Do đó, các cơ quan trên đã được phân cấp để thực hiện thủ tục sao y theo từng loại tài liệu.

Bạn có thể lựa chọn dịch vụ sao y bản chính tại các văn phòng công chứng để hoàn thiện việc sao y này.

4. Cá nhân, tổ chức nào có quyền yêu cấp bản sao từ sổ gốc?

Theo Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, những cá nhân và tổ chức sau có thể yêu cầu sao y bản chính:

(1)- Cá nhân, tổ chức được cấp văn bản, giấy tờ gốc.

(2)- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện được cá nhân, tổ chức cấp bản chính ủy quyền thực hiện.

(3)- Trong trường hợp người cấp bản chính đã mất thì cha, mẹ, con; vợ/chồng; anh, chị, em ruột; hay người thừa kế khác của người đó sẽ có quyền thực hiện. (Cần có giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính).

Có thể ủy quyền cho người đại diện theo pháp luật thực hiện sao y

5. Quy trình sao y bản chính

Quy trình chứng thực bản sao từ bản chính thực hiện theo Điều 17 Nghị định 23/2015 như sau:

Bước 1. Xuất trình giấy tờ theo yêu cầu để Người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra

Cụ thể:

• Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
• Nếu người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là đối tượng liệt kê thứ 2 và thứ 3 ở mục 4 của bài viết. Trường hợp này phải xuất trình cả giấy tờ đại diện ủy quyền/ giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

Bước 2: Cơ quan, tổ chức sẽ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu.

• Bản sao y phải ghi đúng nội dung được ghi trong bản chính.
• Cơ quan, tổ chức phải trách nhiệm trả lời cho người yêu cầu bằng văn bản trong trường hợp: 

+ Không lưu trữ được bản gốc 

+ Bản gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao y.

Bước 3: Tiến hành chứng thực 

Người chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao y. Nếu nội dung bản sao y đúng với bản gốc và bản gốc không thuộc các trường hợp quy định thì người chứng thực thực hiện như sau:

– Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu

– Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực, sau đó ghi vào sổ chứng thực.

Lưu ý:

• Bản sao có 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối.
• Đóng dấu giáp lai nếu bản sao có từ 02 trang trở lên.
• Có thể chứng thực một hay nhiều bản sao y từ một bản chính trong cùng một thời điểm.

Bước 4: Cấp bản sao từ sổ gốc

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu. Nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ thì việc thực hiện sẽ diễn ra trong ngày làm việc tiếp theo. 

Một số trường hợp đặc biệt khác sẽ được quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định 23/2015.

Người chứng thực cần ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực

Bạn có thể thực hiện sao y bản chính theo hình thức gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Các bước thực hiện sẽ tương tự như trên. Ở bước 2, bạn cần phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ theo quy định cùng với 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao. Sau khi có kết quả, phong bì này sẽ sử dụng để trả kết quả về địa chỉ của bạn.

Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

6. Transmaster cung cấp dịch vụ sao y bản chính uy tín, nhanh chóng

Công ty Dịch thuật Transmaster là đơn vị cung cấp dịch vụ sao y bản chính tin cậy, được nhiều khách hàng lựa chọn. Với kinh nghiệm và uy tín trong nghề, quý khách hàng sẽ có được bản sao y chính xác trong thời gian sớm nhất.

6.1. Quy trình dịch vụ tại Transmaster

– Chuyên viên của Transmaster sẽ tư vấn về các yêu cầu, giấy tờ, điều kiện để làm chứng thực bản sao từ bản chính.

– Bạn chỉ cần mang theo toàn bộ bản chính các giấy tờ, văn bản, tài liệu cần sao y để chuyên viên kiểm tra, tư vấn bổ sung nếu cần thiết.

– Transmaster sẽ có chuyên viên là người đại diện khách hàng để làm thủ tục sao y công chứng tại các cơ quan có thẩm quyền.

– Khách hàng thanh toán và nhận kết quả.

Transmaster có quy trình thực hiện chuyên nghiệp

6.2. Vì sao nên chọn dịch vụ sao y bản chính tại Transmaster?

• Transmaster là đơn vị dịch thuật công chứng nổi tiếng tại Việt Nam với hơn 20 năm trong lĩnh vực.
• Thời gian tiếp nhận và hoàn thành dịch vụ nhanh chóng
• Chất lượng giấy tờ, văn bản chứng thực đảm bảo được tính chính xác, hình thức hoàn thiện.
• Chất lượng phục vụ hoàn hảo với đội ngũ chuyên viên nhiệt tình và có chuyên môn.
• Chi phí sao y chứng thực bản chính được niêm yết công khai; phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Chúng tôi lấy sự hài lòng của khách hàng làm kim chỉ nam

Trên đây là thông tin về dịch vụ sao y bản chính tại Transmaster. Hy vọng bài viết đem đến thông tin hữu ích để bạn thực hiện thành công. Quý khách cần tư vấn, vui lòng liên hệ Transmaster theo thông tin:

Trụ sở: Số 64 Quán Sứ, phường Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Hotline – Zalo 24h: 035 246 6686

Email: [email protected]

Website: dichthuattransmaster.vn